การพิมพ์เอกสารโดยทั่วไปสามารถที่จะพิมพ์ข้อความต่าง ๆ แล้วบันทึกไว้ในแฟ้มเอกสารตามค่าเดิมที่โปรแกรมตั้งค่าไว้ แล้วจึงทำการจัดรูปแบบได้ภายหลัง เช่น การตั้งค่าหน้ากระดาษ การกำหนดขนาดกระดาษ การใส่เลขหน้า การแสดงข้อความที่หัวกระดาษ และท้ายกระดาษ เป็นต้น หรือจะทำการจัดรูปแบบให้เรียบร้อยเสียก่อนที่จะพิมพ์ข้อความลงไปในเอกสารก็ได้ ก่อนที่จะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ สามารถขอดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อตรวจดูผลที่ได้ก่อนการสั่งพิมพ์ซึ่งจะทำให้ได้เอกสารถูกต้องและสวยงานตามรูปแบบที่ต้องการ
                การสั่งพิมพ์เอกสารสามารถสั่งพิมพ์ได้ตามความต้องการ เช่น พิมพ์เอกสารทั้งหมดหรือพิมพ์บางหน้า หรือพิมพ์บางพื้นที่ พิมพ์เฉพาะหน้าคู่ พิมพ์เฉพาะหน้าคี่หรือจะพิมพ์กี่ชุดก็ได้ โดยมีขั้นตอนตังต่อไปนี้

1.การตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์
     1) คลิกที่เมนูแฟ้ม
     2)คลิกเลือก  ตัวอย่างก่อนพิมพ์
     3) จะปรากฏหน้าต่างของตัวอย่างก่อนพิมพ์
     4) คลิกปุ่มปิดเพื่อกลับสู่การแก้ไขชีทแบบปกติ

2. การสั่งพิมพ์เอกสาร
     1) คลิกที่เมนูแฟ้มเลือก คำสั่งพิมพ์
     2) จะปรากฏกรอบโต้ตอบพิมพ์เพื่อใช้ในการตั้งค่าเครื่องพิมพ์
     3) ถ้าต้องการสั่งให้พิมพ์คลิกปุ่ม ตกลง

     4) เครื่องพิมพ์ มีไว้สำหรับตั้งค่าเครื่องพิมพ์ว่าจะใช้ยี่ห้อใด และตั้งค่าคุณสมบัติต่าง ๆ
         เกี่ยวกับการพิมพ์ เช่น ขนาดกระดาษ ความคมชัด และความละเอียดของการพิมพ์ เป็นต้น

     5) ช่วงระยะที่พิมพ์ เป็นออปชั่นที่ให้เลือกว่าจะพิมพ์ทั้งหมด, พิมพ์หน้าปัจจุบันหรือจะพิมพ์เฉพาะหน้าที่ระบุ

    6) สิ่งที่พิมพ์ เป็นออปชั่นที่ให้เลือกว่าจะพิมพ์เฉพาะส่วนที่เลือก, พิมพ์ทั้งสมุดงาน, หรือพิมพ์แผ่นงานที่ใช้อยู่

     7) สำเนา ใช้ในการปรับตั้งค่าว่าจะพิมพ์เอกสารออกมากี่ชุด