หนังสือภายนอก

       หนังสือราชการภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการที่อยู่ต่างกระทรวง ทบวง กรม  หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งไม่ใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก โดยมีส่วนประกอบ ดังนี้
        ๑.  ที่  ให้ลงรหัสพยัญชนะแล้วตามด้วยเลขลำดับที่ประจำของเจ้าของเรื่อง ที่หน่วยราชการนั้นส่งออก แล้วทับด้วยเลขทะเบียนหนังสือตามลำดับในรอบปี  เช่น  ที่  กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑
           -  ราชการส่วนกลาง  เลขที่ออกหนังสือประกอบด้วยพยัญชนะ ๒ ตัว   ซึ่งเป็นอักษรย่อประจำกระทรวง ทบวงและส่วนราชการที่ไม่สังกัด กระทรวง ทบวง เช่น
              กก  - กระทรวงการท่องเที่ยวและกีฬา     รส  -  กระทรวงแรงงานและสวัสดิการสังคม
          -  ราชการส่วนภูมิภาค  เลขที่ออกหนังสือประกอบด้วยพยัญชนะ ๒ ตัว ซึ่งเป็นอักษรย่อของจังหวัด เช่น
              ชพ -   ชุมพร        นว -  นครสวรรค์
         ๒.  ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ  คือชื่อส่วนราชการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้นราชการนั้นส่งออก และให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย
         ๓.  วัน เดือน ปี ที่ออกจดหมาย ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ
ปีพุทธศักราช เช่น  ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
         ๔.  เรื่อง  ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความที่สั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น    ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
         ๕.  คำขึ้นต้น  ใช้ตามฐานะผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนามและคำลงท้ายตามระเบียบ  สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ  พ.ศ. ๒๕๒๖    ซึ่งให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ ๑ มิถุนายน ๒๕๒๖ เป็นต้นไป
         ๖. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้วจากส่วนราชการใดก็ตาม   โดยอ้างถึงให้ชัดเจนว่า  ใครเป็นเจ้าของหนังสือ  เลขที่ วันที่ เดือน และปีที่ออกหนังสือ
          ๗.  สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)  ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ถ้าส่งไปในซองเดียวกันไม่ได้ ก็ให้ระบุว่าส่งไปทางใด
          ๘.  ข้อความ  ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย    หากมีความประสงค์หลายประการ ให้แยกเป็นข้อ ๆ
          ๙.  คำลงท้าย  ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ
          ๑๐. ลงชื่อ  ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
          ๑๑. ตำแหน่ง  ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
          ๑๒. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง    ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ  ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวงให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ก็ลงชื่อเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
         ๑๓. โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ และเลขหมายภายในตู้สาขาไว้ด้วย (ถ้ามี)
         ๑๔. สำเนาส่ง  (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้จัดทำสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ   (สมพร  มันตะสูตร แพ่งพิพัฒน์, ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)
          ๑๕.  สรรพนาม  ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของหนังสือและผู้รับหนังสือตามที่ปรากฏในตารางการใช้คำขึ้นต้น  สรรพนาม และคำลงท้ายที่กำหนดไว้  

คลิกดูตัวอย่างหนังสือภายนอก