หนังสือประทับตรา

     หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป  โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราที่ประทับนั้น  หนังสือประทับตราใช้กระดาษตราครุฑ กำหนดหัวข้อไว้ดังนี้

• ที่  ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำเจ้าของเรื่องทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
• ถึง  ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง
• ข้อความ  ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย
• ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก  ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก
• ตราชื่อส่วนราชการ  ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกสีแดง และให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตราที่ประทับนั้น
• วัน เดือน ปี  ให้ลงตัวเลขของวันที่  ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีที่ออกหนังสือ
• ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ
• โทร.  หรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง